1.1. Kỹ năng truyền đạt thông tin đơn giản
a) Nguyên tắc truyền đạt thông tin:
Yêu cầu cơ bản: Thông tin chính xác và rõ ràng; Ngắn gọn và dễ hiểu; Phù hợp với đối tượng.
Phương pháp thực hiện: Xác định thông điệp chính; Sắp xếp nội dung logic; Sử dụng ngôn ngữ đơn giản.
b) Các tình huống thường gặp:
Giao tiếp nội bộ: Trao đổi công việc hàng ngày; Báo cáo tiến độ đơn giản; Chia sẻ thông tin trong nhóm.
Giao tiếp với khách hàng: Tiếp nhận yêu cầu cơ bản; Cung cấp thông tin sản phẩm; Hướng dẫn sử dụng đơn giản.
1.2. Kỹ năng viết email và báo cáo theo mẫu
a) Kỹ năng viết email:
Cấu trúc email: Tiêu đề rõ ràng; Nội dung chính xác; Kết thúc lịch sự.
Quy tắc viết: Tuân thủ mẫu có sẵn; Kiểm tra lỗi chính tả; Định dạng chuẩn.
b) Kỹ năng viết báo cáo:
Yêu cầu báo cáo: Thu thập thông tin chính xác; Sắp xếp nội dung theo mẫu; Trình bày rõ ràng.
Các loại báo cáo: Báo cáo công việc hàng ngày; Báo cáo sự cố đơn giản; Báo cáo kết quả hoạt động.
a) Nguyên tắc lắng nghe:
Tập trung chú ý: Duy trì giao tiếp mắt; Thể hiện sự quan tâm; Không ngắt lời người nói.
Ghi nhận thông tin: Ghi chép điểm chính; Đặt câu hỏi làm rõ; Xác nhận thông tin.
b) Kỹ thuật lắng nghe:
Lắng nghe chủ động: Quan sát ngôn ngữ cơ thể; Phản hồi thích hợp; Kiểm tra hiểu đúng.
Xử lý thông tin: Phân loại thông tin quan trọng; Tổng hợp ý chính; Ghi nhớ điểm then chốt.
1.4. Sử dụng công cụ truyền thông cơ bản
a) Công cụ truyền thông số:
Phần mềm cơ bản: Email và lịch làm việc; Tin nhắn nội bộ; Cuộc gọi trực tuyến.
Thiết bị văn phòng: Điện thoại; Máy scan/photo; Máy chiếu.
b) Quy tắc sử dụng:
Tuân thủ quy định: Bảo mật thông tin; Quy trình sử dụng; Thời gian phù hợp.
Xử lý sự cố: Nhận diện lỗi cơ bản; Báo cáo kịp thời; Tìm giải pháp thay thế.
1.5. Kỹ năng tham gia họp nhóm hiệu quả
a) Chuẩn bị họp:
Trước cuộc họp: Xem lịch và nội dung; Chuẩn bị tài liệu; Đến đúng giờ.
Trong cuộc họp: Tập trung theo dõi; Ghi chép ý chính; Tham gia đóng góp.
b) Quy tắc tham gia:
Ứng xử chuyên nghiệp: Tôn trọng người khác; Lắng nghe ý kiến; Phát biểu đúng lúc.
Đóng góp hiệu quả: Chia sẻ thông tin liên quan; Đề xuất ý kiến xây dựng; Cam kết thực hiện.