I. KHÁI NIỆM
Kỹ năng lập, kiểm soát nội dung hồ sơ, tài liệu là khả năng xây dựng, rà soát và đảm bảo chất lượng nội dung của các loại hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của tổ chức và quy định pháp luật, bao gồm việc thiết lập cấu trúc, biên soạn nội dung, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của thông tin, phê duyệt và cập nhật nội dung khi cần thiết.
II. THANG ĐO 5 CẤP ĐỘ
1. Cấp độ 1
- Diễn giải cấp độ: Biết làm một cách sơ lược về lập, kiểm soát nội dung hồ sơ, tài liệu.
- Diễn giải hành vi: Nắm được cấu trúc cơ bản của các loại hồ sơ, tài liệu trong công việc. Soạn thảo được nội dung đơn giản theo mẫu có sẵn. Kiểm tra được các thông tin cơ bản trong hồ sơ, tài liệu. Phát hiện được các sai sót đơn giản trong nội dung. Cập nhật được những thay đổi nhỏ trong nội dung theo hướng dẫn.
- Hướng dẫn đánh giá: Yêu cầu nhận diện cấu trúc cơ bản của một loại hồ sơ, tài liệu. Kiểm tra khả năng soạn thảo nội dung đơn giản theo mẫu. Đánh giá việc kiểm tra thông tin cơ bản. Yêu cầu chỉ ra các sai sót đơn giản trong một tài liệu mẫu.
2. Cấp độ 2
- Diễn giải cấp độ: Thực hiện tương đối thuần thục việc lập, kiểm soát nội dung hồ sơ, tài liệu.
- Diễn giải hành vi: Xây dựng được cấu trúc hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu. Biên soạn được nội dung chi tiết và đầy đủ theo mẫu. Kiểm tra được tính logic và nhất quán của nội dung. Đề xuất được các điều chỉnh phù hợp cho nội dung. Thực hiện được việc rà soát và phê duyệt nội dung ở cấp độ đơn giản.
- Hướng dẫn đánh giá: Yêu cầu xây dựng cấu trúc cho một loại hồ sơ cụ thể. Đánh giá chất lượng nội dung được biên soạn. Kiểm tra khả năng phát hiện sai sót về logic và nhất quán. Yêu cầu đề xuất các điều chỉnh cho một tài liệu mẫu.
3. Cấp độ 3
- Diễn giải cấp độ: Thực hiện thuần thục việc lập, kiểm soát nội dung hồ sơ, tài liệu.
- Diễn giải hành vi: Thiết kế được cấu trúc hồ sơ, tài liệu phức tạp. Biên soạn được nội dung chuyên môn có chất lượng cao. Kiểm tra được tính chính xác và đầy đủ của toàn bộ nội dung. Xử lý được các vấn đề phức tạp trong nội dung. Đảm bảo được sự tuân thủ của nội dung với các quy định và tiêu chuẩn.
- Hướng dẫn đánh giá: Đánh giá việc thiết kế cấu trúc cho hồ sơ phức tạp. Kiểm tra chất lượng nội dung chuyên môn được biên soạn. Yêu cầu rà soát một tài liệu toàn diện. Đánh giá phương án xử lý các vấn đề phức tạp về nội dung.
4. Cấp độ 4
- Diễn giải cấp độ: Thuần thục, huấn luyện, đào tạo được người khác về lập, kiểm soát nội dung hồ sơ, tài liệu.
- Diễn giải hành vi: Xây dựng được hệ thống quản lý nội dung hồ sơ, tài liệu cho tổ chức. Hướng dẫn được quy trình kiểm soát nội dung cho đội ngũ. Đánh giá được hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội dung. Giải quyết được các tình huống phức tạp về nội dung. Phát triển được các tiêu chuẩn về nội dung cho tổ chức.
- Hướng dẫn đánh giá: Xem xét hệ thống quản lý nội dung được thiết kế. Đánh giá phương pháp hướng dẫn và đào tạo. Kiểm tra hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội dung. Yêu cầu giải quyết tình huống phức tạp về quản lý nội dung.
5. Cấp độ 5
- Diễn giải cấp độ: Sáng tạo, cải tiến, có tầm ảnh hưởng lớn trong việc lập, kiểm soát nội dung hồ sơ, tài liệu.
- Diễn giải hành vi: Phát triển được các phương pháp mới trong quản lý nội dung. Tạo ra được các công cụ sáng tạo để kiểm soát nội dung. Đưa ra được định hướng chiến lược về quản lý nội dung. Tư vấn được cho các tổ chức lớn về hệ thống quản lý nội dung. Đóng góp vào việc xây dựng tiêu chuẩn ngành về kiểm soát nội dung.
- Hướng dẫn đánh giá: Đánh giá tính sáng tạo và hiệu quả của phương pháp mới. Xem xét các công cụ quản lý nội dung được phát triển. Đánh giá tầm ảnh hưởng trong việc định hướng chiến lược. Xem xét chất lượng tư vấn và đóng góp cho tiêu chuẩn ngành.