I. KHÁI NIỆM
Kỹ năng ghi chép, tốc ký là khả năng nắm bắt, ghi lại thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hệ thống trong các tình huống như cuộc họp, hội thảo, phỏng vấn hoặc trong quá trình làm việc hàng ngày, đặc biệt trong môi trường sản xuất và kinh doanh dược phẩm. Kỹ năng này bao gồm việc sử dụng các kỹ thuật ghi chép hiệu quả, tốc ký, và khả năng tổ chức, tổng hợp thông tin để dễ dàng tra cứu và sử dụng sau này.
II. THANG ĐO 5 CẤP ĐỘ
1. Cấp độ 1
- Diễn giải cấp độ: Biết làm một cách sơ lược việc ghi chép các nội dung yêu cầu theo quy định.
- Diễn giải hành vi: Ghi chép được các thông tin cơ bản trong cuộc họp hoặc trong quá trình làm việc. Sử dụng được các công cụ ghi chép đơn giản như sổ tay, bút. Nhận biết được tầm quan trọng của việc ghi chép trong công việc. Cố gắng ghi chép đầy đủ nội dung theo yêu cầu của cấp trên. Có khả năng đọc lại và hiểu được nội dung ghi chép của bản thân.
- Hướng dẫn đánh giá: Kiểm tra khả năng ghi chép thông tin cơ bản trong một cuộc họp mô phỏng ngắn. Đánh giá mức độ đầy đủ của nội dung ghi chép theo yêu cầu đơn giản. Yêu cầu ứng viên đọc lại và giải thích nội dung đã ghi chép. Kiểm tra khả năng sử dụng công cụ ghi chép cơ bản.
2. Cấp độ 2
- Diễn giải cấp độ: Thực hiện tương đối thuần thục việc ghi chép đầy đủ theo yêu cầu.
- Diễn giải hành vi: Ghi chép được đầy đủ các thông tin quan trọng trong cuộc họp hoặc quá trình làm việc. Sử dụng được các công cụ ghi chép điện tử cơ bản như máy tính, điện thoại thông minh. Áp dụng được một số kỹ thuật ghi chép đơn giản để tăng tốc độ. Tổ chức được thông tin ghi chép theo một cấu trúc logic đơn giản. Chia sẻ được thông tin ghi chép với đồng nghiệp khi được yêu cầu.
- Hướng dẫn đánh giá: Tổ chức một cuộc họp mô phỏng và đánh giá khả năng ghi chép đầy đủ thông tin quan trọng. Kiểm tra việc sử dụng công cụ ghi chép điện tử. Yêu cầu ứng viên trình bày cách tổ chức thông tin ghi chép. Đánh giá khả năng chia sẻ thông tin ghi chép với người khác.
3. Cấp độ 3
- Diễn giải cấp độ: Thực hiện thuần thục việc ghi chép theo đúng yêu cầu, ghi chép đầy đủ và đúng thời gian quy định.
- Diễn giải hành vi: Ghi chép chính xác và đầy đủ các thông tin trong cuộc họp hoặc quá trình làm việc, bao gồm cả các chi tiết quan trọng. Sử dụng thành thạo các công cụ ghi chép điện tử và phần mềm ghi chép chuyên dụng. Áp dụng được các kỹ thuật tốc ký cơ bản để tăng tốc độ ghi chép. Tổ chức thông tin ghi chép theo cấu trúc logic, dễ dàng tra cứu sau này. Tổng hợp được các điểm chính từ thông tin ghi chép để báo cáo nhanh.
- Hướng dẫn đánh giá: Tổ chức một cuộc họp phức tạp hơn và đánh giá khả năng ghi chép chính xác, đầy đủ. Kiểm tra việc sử dụng kỹ thuật tốc ký cơ bản. Yêu cầu ứng viên tổng hợp và trình bày các điểm chính từ thông tin ghi chép. Đánh giá cách tổ chức và cấu trúc thông tin ghi chép.
4. Cấp độ 4
- Diễn giải cấp độ: Thực hiện thuần thục việc ghi chép, gần như không có sự sai sót, dữ liệu được ghi chép kịp thời và chính xác.
- Diễn giải hành vi: Ghi chép nhanh, chính xác và có hệ thống mọi thông tin quan trọng trong các cuộc họp phức tạp hoặc các quy trình sản xuất dược phẩm. Sử dụng thành thạo các kỹ thuật tốc ký nâng cao và công nghệ ghi chép hiện đại. Phân tích và tổng hợp thông tin ghi chép để tạo ra các báo cáo có giá trị. Hướng dẫn được đồng nghiệp về các kỹ thuật ghi chép hiệu quả. Đề xuất được các cải tiến trong quy trình ghi chép và lưu trữ thông tin của tổ chức.
- Hướng dẫn đánh giá: Mô phỏng một chuỗi cuộc họp phức tạp về quy trình sản xuất dược phẩm và đánh giá khả năng ghi chép nhanh, chính xác. Kiểm tra việc sử dụng kỹ thuật tốc ký nâng cao và công nghệ ghi chép. Yêu cầu ứng viên tạo báo cáo tổng hợp từ thông tin ghi chép. Đánh giá khả năng hướng dẫn người khác về kỹ thuật ghi chép. Xem xét các đề xuất cải tiến quy trình ghi chép của ứng viên.
5. Cấp độ 5
- Diễn giải cấp độ: Thực hiện xuất sắc việc ghi chép, tốc ký với khả năng sáng tạo và cải tiến phương pháp, có tầm ảnh hưởng trong việc nâng cao hiệu quả ghi chép trong tổ chức.
- Diễn giải hành vi: Phát triển và áp dụng các phương pháp ghi chép, tốc ký sáng tạo và hiệu quả cao trong môi trường sản xuất và kinh doanh dược phẩm. Tạo ra hệ thống ghi chép và quản lý thông tin tiên tiến cho toàn tổ chức. Đào tạo và truyền cảm hứng cho đội ngũ về tầm quan trọng và kỹ thuật ghi chép hiệu quả. Tối ưu hóa quy trình ghi chép để hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác trong quản lý sản xuất dược phẩm. Đóng góp vào việc xây dựng văn hóa ghi chép chuyên nghiệp và hiệu quả trong công ty.
- Hướng dẫn đánh giá: Yêu cầu ứng viên trình bày về phương pháp ghi chép, tốc ký sáng tạo đã phát triển. Đánh giá hệ thống ghi chép và quản lý thông tin do ứng viên đề xuất. Tổ chức một buổi đào tạo ngắn về kỹ năng ghi chép và đánh giá khả năng truyền đạt của ứng viên. Xem xét các đóng góp của ứng viên trong việc tối ưu hóa quy trình ghi chép và ra quyết định trong quản lý sản xuất dược phẩm. Đánh giá tác động của ứng viên đối với văn hóa ghi chép trong tổ chức.